Συντονισμός και Διαχείριση  (Project Management)

Η δράση περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες οικονομικής και διοικητικής διαχείρισης για την ομαλή εκτέλεση και τη διασφάλιση της ποιότητας του Έργου. Περιλαμβάνει επίσης τον αποτελεσματικό συντονισμό της Ομάδας Έργου των εταίρων προκειμένου όλες οι απαιτούμενες ενέργειες σχεδιασμού και υλοποίησης των επιμέρους δράσεων να πραγματοποιούνται σύμφωνα με τη στρατηγική ανάπτυξης του Τοπικού Σχεδίου Δράσης στα ορισμένα χρονικά και οργανωτικά πλαίσια. Η διοικητική και οικονομική διαχείριση της Πράξης διατρέχει όλα τα στάδια υλοποίησης της.

Ο Συντονισμός και Διαχείριση του Τοπικού Σχεδίου Δράσης αναπτύσσεται και υλοποιείται σύμφωνα με το Σύστημα Διαχείρισης, Αξιολόγησης, Παρακολούθησης, Ελέγχου και Διαδικασία Εφαρμογής της δράσης 3: Τοπικές δράσεις κοινωνικής ένταξης για ευάλωτες ομάδες του πληθυσμού, στο πλαίσιο του Ε.Π. Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού, τις κατευθύνσεις της Ειδικής Υπηρεσίας για την Κοινωνική Ένταξη και την Κοινωνική Οικονομία και τον Οδηγό Εφαρμογής. Οι υποχρεώσεις της Α.Σ. καθορίζονται από το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την υλοποίηση των έργων του ΕΣΠΑ, την υπ’ αριθμ. 14053/ΕΥΣ1749/27.3.2008 Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης (ΦΕΚ540/Β/27.3.2008) και τις τροποποιήσεις της, καθώς και τους κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών, όπως εξειδικεύονται από την ΚΥΑ της Πράξης.

Η υλοποίηση της δράσης ακολουθεί τη μεθοδολογία Διοίκησης Έργου (Project Management). Τα κεντρικά βήματα της μεθοδολογίας είναι:

  • Ανάλυση περιβάλλοντος και στοχοθεσίας (scope management)
  • Δομική Ανάλυση του Έργου (work break down structure) – Αναλυτική Περιγραφή Υλοποίησης
  • Διάγραμμα Ανάλυσης Δικτύου (φάσεις έργου,  critical path)
  • Δομική Ανάλυση Κόστους
  • Οργάνωση του Έργου

Το Σύστημα Διαχείρισης Έργου (Project Plan) ομαδοποιεί τις ενέργειες οριοθέτησης, παρακολούθησης, ελέγχου και απολογισμού σε έξι βασικές κατηγορίες, οι οποίες στη μεθοδολογία αποκαλούνται «διαδικασίες» (project management processes):

Διαδικασίες Οργάνωσης και Δόμησης του Έργου : χρησιμοποιείται ως μία κλασική διαδικασία project management, με σκοπό την επιτυχή και ολοκληρωμένη διαχείριση του έργου, με τις αναγκαίες προσαρμογές που απαιτεί ο ρόλος του αναδόχου.

Στο στάδιο αυτό:

  • δημιουργείται το Διάγραμμα του έργου, που ορίζει το έργο και τη βασική δομή οργάνωσης και διοίκησής του,
  • προσδιορίζονται τα παραδοτέα που συμφωνούν με τις συμβατικές υποχρεώσεις και τους στόχους της Α. Σ.,
  • ορίζεται η αναλυτική δομή συγκεκριμένων εργασιών του έργου,
  • γίνονται εκτιμήσεις της απαιτούμενης προσπάθειας σε υψηλό επίπεδο,
  • δημιουργείται σχέδιο εργασιών.

Κατά τη διάρκεια του σταδίου αυτού αξιολογείται ο κίνδυνος του Έργου (Project Risk) και αναπτύσσεται η προσέγγιση στη «Διαχείριση Κινδύνου Έργου» (Project Risk Management). Διαδικασίες Σχεδιασμού και Σχεδιασμός Εκτίμησης Έργου: επιβεβαιώνει και εξειδικεύει τη δομή του έργου που προέκυψε από το προηγούμενο στάδιο της οργάνωσης και δόμησης. Με τη διαδικασία αυτή καταρτίζεται ένα σύνολο από λεπτομερή σχέδια που εξασφαλίζουν την ολοκλήρωση των προτεινόμενων παραδοτέων και την επίτευξη των στόχων του έργου με τους όρους που ορίστηκαν στο Διάγραμμα του. Αυτά είναι τα «λειτουργικά σχέδια» (operational plans), τα οποία χρησιμοποιούνται για την καθημερινή διαχείριση και τον έλεγχο του έργου.

α/α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΕΝΩΝ ΦΑΣΕΩΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΤΗΣ ΔΡΑΣΗΣ
 
1 Δελτία Παρακολούθησης Προόδου Πράξης
2 Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου
3 Έκθεση Υλοποίησης της Πράξης
4 Οδηγός Διαχείρισης 
5 Σχέδιο ποιοτικής Διαχείρισης 
6 Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων 

 Η δράση υλοποιήθηκε από τον εταίρο: Σύμπραξη Φορέων Χανίων για την Ανάπτυξη και την Απασχόληση σε ποσοστό 100,00%